Na Platformie EFO zakładane są imienne konta użytkownika, na podstawie danych: imię, nazwisko, adres e-mail. Natomiast logowanie odbywa się przy użyciu adresu e-mail. Konta użytkownika EFO nie są powiązane z istniejącymi już kontami w innych portalach.

Po zarejestrowaniu się konieczna jest aktywacja konta, która odbywa się poprzez link wysyłany na podany adres e-mail. Jeżeli brak takiego powiadomienia w skrzynce pocztowej należy w pierwszej kolejności sprawdzić folder SPAM lub OFERTY - jak pokazano na przykładzie poczty Onetu. Wiadomość e-mail z tego folderu należy przenieść do głównego folderu Odebrane. Dzięki czemu każde kolejne powiadomienie z portalu trafi już do głównego folderu konta pocztowego.

W postępowaniu publicznym w ramach dokumentów wymaganych od Wykonawców do złożenia wraz z ofertą elektroniczną, może zostać zamieszczony jako załącznik do pobrania (na stronie internetowej Zamawiającego), plik formularza JEDZ w formacie XML do wypełnienia w serwisie internetowym eESPD. Wykonawca zapisuje taki plik na swoim komputerze, następnie poprzez link https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/filter?lang=pl otwiera program umożliwiający wypełnienie formularza JEDZ, do którego importuje zapisany wcześniej plik. Formularz JEDZ przygotowany przez Zamawiającego zawiera tylko pola przez niego wskazane, konieczne do wypełnienia przez Wykonawcę.

Po wypełnieniu wszystkich elementów formularza JEDZ w serwisie eESPD, Wykonawca powinien zapisać go lokalnie na swoim komputerze w formacie PDF.

W przypadku, gdy dokument wymagany w postępowaniu nie ma oznaczenia, że wymaga złożenia e-podpisu na Platformie (brak ikonki z kłódką), to należy ten plik podpisać bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lokalnie na swoim komputerze. Następnie podpisany elektronicznie plik dołączyć do oferty elektronicznej wprowadzonej w Portalu EFO i podpisać ją (jeżeli występuje przycisk Podpisz ofertę) a następnie złożyć, poprzez kliknięcie przycisku Wyślij.

W przypadku, gdy dokument wymagany w postępowaniu jest oznaczony, że wymaga złożenia e-podpisu na Platformie (jest ikonka kłódki), to należy dołączyć ten plik od razu do oferty elektronicznej wprowadzonej w Portalu EFO. Następnie przy użyciu mechanizmów wbudowanych w EFO podpisać plik PDF i ofertę (jeżeli występuje przycisk Podpisz ofertę) a następnie złożyć ją, poprzez kliknięcie przycisku Wyślij.

Oferta robocza - to taka dla której rozpoczęto proces składania oferty poprzez wybranie przycisku Złóż ofertę. Taką ofertę można w dowolnym momencie usunąć. 

Oferta niekompletna - jest to jeszcze nie złożona oferta, do której należy już tylko dołączyć wymagane przez Zamawiajacego dokumenty, a następnie wysłać ją klikając przycisk Wyślij. W tym statusie oferty nie można już usunąć, natomiast edycja danych formularza jest możliwa dopiero po usunięciu dołączonych plików i wybraniu przycisku Zmień formularz.

Oferta złożona - oznacza poprawnie wysłaną ofertę elektroniczną do systemu informatycznego. Szczegóły takiej oferty nie są widoczne dla Zamawiającego, do momentu upłynięcia terminu otwarcia ofert.

Oferta wycofana - to oferta, z której Wykonawca zrezygnował, czyli samodzielnie wycofał złożoną ofertę w terminie składania ofert lub oferta, która została automatycznie wycofana, w wyniku złożenia przez Wykonawcę kolejnej oferty elektronicznej w ramach danego postępowania.

Oferta nieaktualna - jest to oferta złożona, której wysłanie do systemu informatycznego nastąpiło przed dokonaniem przez Zamawiającego zmian w strukturze formularza ofertowego. W przypadku takiej oferty należy zweryfikować zakres zmian wprowadzonych przez Zamawiającego w formularzu elektronicznym i ich wpływ na zakres złożonej już oferty. Jeżeli zmiany formularza są istotne dla poprawności oferty, to taka oferta powinna zostać skopiowana do aktualnego formularza elektronicznego, odpowiednio zmodyfikowana i uzupełniona, a następnie ponownie wysłana do systemu, co bedzie skutkowało wygenerowaniem nowego numeru kontrolnego oferty. W przypadku postępowań, w których Zamawiający określił, iż wiążącą ofertą jest oferta złożona w formie pisemnej, konieczne będzie załączenie zmienionej wersji wypełnionego formularza ofertowego do oferty składanej w formie pisemnej. Oferta pozostawiona przez Wykonawcę w statusie nieaktualna może być pobrana do systemu informatycznego Zamawiającego pod warunkiem, że faktycznie zmiany wprowadzone w formularzu nie mają wpływu na złożoną ofertę. Zaleca się, aby każdorazowo w przypadku zmian struktury formularza elektronicznego Wykonawca zweryfikował złożoną wcześniej ofertę i skopiował ją do nowej wersji formularza w celu zachowania spójności i zgodności wysłanej oferty z treścią specyfikacji. 

Oferta do uzupełnienia - po terminie otwarcia ofert, Zamawiający może wzywać Wykonawcę, który złożył ofertę elektroniczną poprzez Platformę EFO, do uzupełnienia lub poprawy dokumentów w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w wyznaczonym terminie. 

Powiadomienia e-mail, związane z procesem ofertowania w ramach prowadzonych postępowań, są wysyłane przez system z adresu efo@coig.app. Aby wiadomości nie były uznawane przez klienta pocztowego za SPAM, należy dodać go do zaufanych nadawców. Poszczególne typy powiadomień (o złożeniu oferty, wycofaniu, zmianie terminów, itp.) można dostosować w zakładce Moje konto / Moje dane - Powiadomienia

Na pierwszej stronie złożonej oferty naniesiony jest unikalny kod, który służy Zamawiającemu do weryfikacji zgodności oferty elektronicznej z ofertą złożoną w formie papierowej, a następnie pobrania danych wprowadzonych w ofercie elektronicznej do swojego systemu informatycznego, które następuje po terminie otwarcia ofert w postępowaniu.

Każda strona złożonej oferty zawiera unikalny kod, który jest weryfikowany przy elektronicznym otwieraniu ofert przez Zamawiającego i zapewnia integralność oferty złożonej przez Wykonawcę na Platformie.

Jeżeli po uruchomieniu komponentu do podpisu z poziomu Platformy w zaznaczonym miejscu nie wyświetla się certyfikat kwalifikowany, którego ważność jeszcze nie upłynęła, należy zweryfikować kilka poniższych kwestii:

Po dołączeniu dokumentu wymaganego do oferty klikając na ikonę kłódki istnieje możliwość złożenia e-podpisu za pomocą mechanizmów wbudowanych Platformy. Po podpisaniu ponowne kliknięcie w ikonę kłódki umożliwia dołączenie kolejnego podpisu do tego dokumentu. Analogicznie przycisk Podpisz ofertę jest aktywny cały czas, umożliwiając złożenie wielokrotnego podpisu.

Tylko w postępowaniach odpowiednio oznaczonych przez Organizatora istnieje możliwość wykorzystania certyfikatów niekwalifikowanych, w tym podpisu zaufanego (ePUAP) czy osobistego (eDowód).

W pierwszej kolejności należy upewnić się, że na komputerze zostało zainstalowane oprogramowanie Java w wersji 32 bitowej. Jeżeli tak, to plik .jnlp powinien domyślnie otwierać się w oprogramowaniu Java Web Start. Przykładowa ścieżka z lokalizacją aplikacji javaws.exe do uruchomienia pliku .jnlp to: C:\Program Files (x86)\Java\jre1.8.0_191\bin

Jeżeli po podpisaniu pliku PDF w oprogramowaniu od dostawcy podpisu pojawia się dodatkowy plik .xades, oznacza to, że należy zmienić domyślne ustawienia programu. Dla plików PDF powinien zostać wybrany format PAdES, dzięki czemu informacja o złożonym podpisie zostanie zawarta w podpisywanym pliku. Poniżej przedstawiono przykładowe ustawienia programów Szafir KIR, PWPW Sign5, Cencert PEM-HEART, Eurocert SecureDoc oraz proCertum SmartSign:

1. KIR - w ustawieniach należy edytować konfigurację domyślną i wybrać format PAdES, a następnie zapisać zmiany.

2. PWPW - należy wybrać profil użytkownika i format PAdES.

3. Cencert - dla plików PDF powinien być zaznaczony format PAdES.

4. Eurocert - należy zaznaczyć PAdES, a następnie dodać plik PDF.

5. Certum - po dodaniu pliku PDF automatycznie ustawia się właściwy format podpisu.